Najważniejsze etapy wyboru i wdrażania systemu B2B w średnich i dużych przedsiębiorstwach

Wybór odpowiedniego systemu B2B to strategiczna decyzja, której konsekwencje sięgają daleko poza natychmiastowe efekty wdrożenia. Niewłaściwie dopasowane rozwiązanie może prowadzić do opóźnień procesów sprzedażowych, zwiększenia kosztów operacyjnych i niezadowolenia klientów. Z drugiej strony, dobrze zaplanowane wdrożenie automatyzuje kluczowe funkcje, minimalizuje liczbę błędów manualnych i pozwala firmie szybko reagować na zmieniające się potrzeby rynkowe. Postaramy się przybliżyć kwestie związane z wyborem i wdrożeniem systemu B2B,dzięki którym mamy nadzieję, unikniesz typowych pułapek i podejmiesz decyzje gwarantujące długoterminowy sukces.

Spis treści:

Od czego zacząć wybór systemu B2B?

Pierwszym i najważniejszym etapem jest dokładna analiza potrzeb biznesowych i technologicznych. Zanim rozpoczniesz porównywanie dostępnych systemów B2B, zbierz zespół kluczowych interesariuszy, takich jak handlowcy, kierownicy magazynów, specjaliści IT oraz przedstawiciele finansów. Przeprowadź spotkanie, podczas którego opracujesz szczegółową listę procesów sprzedaży B2B, które wymagają automatyzacji lub optymalizacji. Określ także, jakimi kanałami sprzedaży firma obecnie operuje (online, sprzedaż bezpośrednia) oraz jakie wolumeny zamówień i poziomy stanów magazynowych mają być objęte systemem.

Przykładowe pytania, które pomogą Ci określić potrzeby:

Jakie zadania manualne w procesie składania zamówień pochłaniają najwięcej czasu?
W jakich momentach występują najczęstsze błędy w przepływie danych między magazynem a sprzedażą?
Czy istnieją zależności między ofertami indywidualnymi a standardowymi cennikami klientów?

Efektem takiej analizy przedwdrożeniowej będzie klarowny dokument wymagań, który uwzględni zarówno oczekiwania biznesowe, jak i ograniczenia technologiczne. Ten dokument posłuży jako podstawa do tworzenia zapytania ofertowegoi kryteriów oceny dostawców.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu B2B?

Ocena systemu B2B wymaga wieloaspektowego podejścia. Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na:

funkcjonalność: w tym obsługę indywidualnych cenników per klient, zaawansowane zarządzanie katalogiem produktów, funkcje ofertowania, rabatów oraz możliwość definiowania wielopoziomowych cen. Upewnij się, że system B2B pozwala na konfigurację workflow odpowiadającego Twoim procesom;
integracje: sprawdź, czy platforma oferuje gotowe konektory do popularnych systemów ERP (np. Comarch, Subiekt) oraz CRM, a także czy udostępnia API do dalszych rozszerzeń. Płynna wymiana danych między systemami zmniejsza ryzyko powstawania błędów i pozwala na automatyzację zamówień składanych,
skalowalność i architektura: system headless z backendem na Magento, umożliwia obsługę wielu sklepów i segmentów rynku z jednego panelu administracyjnego, co sprzyja rozwojowi bez konieczności kosztownych migracji. Taką technologią i architekturą dysponuje Sellina;
bezpieczeństwo i wsparcie: weryfikuj certyfikaty bezpieczeństwa (ISO, PCI DSS), bezterminową gwarancję na system oraz dostępność wsparcia technicznego (SLA, wsparcie 24/7). To istotne, by zapewnić ciągłość działania;
koszty i TCO: oszacuj całkowity koszt posiadania (TCO), obejmujący koszty licencji, wdrożenia, utrzymania oraz przyszłych aktualizacji. Sellina łącząca zalety Open Source i SaaS może obniżyć koszty nawet o 50%, przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności i niezależności od wielkości obrotu.

Każde z powyższych kryteriów warto uwzględnić w tabeli porównawczej ofert, by móc je łatwo zestawić i ocenić.

Proces wyboru dostawcy systemu B2B – jak się przygotować?

Po analizie przedwzdrożeniowej masz dokładnie określone wymagania projektu i oczekiwania wobec dostawcy. Kolejne ważne kroki w procesie wyboru dostawcy to:

kryteria oceny: określ, jakie parametry będą decydować o wyborze – np. cena wdrożenia, doświadczenie w handlu B2B, referencje, czas realizacji;
budżet i harmonogram: podaj orientacyjny budżet oraz oczekiwany termin uruchomienia. Dla przykładu bazowa wersja systemu Sellina jest gotowa nawet w 4 tygodnie;
formularz odpowiedzi: stwórz szablon, w którym dostawcy wpiszą informacje o firmie, technologii, rozwiązaniach integracyjnych oraz zrealizowane wdrożenia – nasze realizacje możesz zobaczyć w zakładce case studies.

Podczas negocjacji zwracaj uwagę na warunki płatności, gwarancję jakości, wsparcie powdrożeniowe oraz ewentualne koszty dodatkowe. Zadbaj, aby umowa zawierała klauzule SLA określające maksymalne czasy reakcji na zgłoszenia.

Jak zaplanować i przygotować się do wdrożenia systemu B2B?

Planowanie wdrożenia systemu B2B wymaga stworzenia szczegółowego harmonogramu oraz wyznaczenia odpowiedzialności w zespole projektowym.

Harmonogram prac – podziel projekt na fazy, np. analiza i konfiguracja, testy i szkolenia, uruchomienie i optymalizacja. Dodaj bufor czasowy na nieprzewidziane opóźnienia.

Zespół projektowy – w skład zespołu powinni wchodzić kierownik wdrożenia np. E-commerce Manager czy też Kierownik Działu IT.
Analiza ryzyka – zidentyfikuj potencjalne punkty awarii procesów, przygotuj plan awaryjny oraz zasady eskalacji problemów.
Komunikacja i szkolenia – przygotuj plan komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, zaplanuj szkolenia dla użytkowników końcowych, aby zapewnić płynne przejście na nowy system.

Regularne sprinty projektowe umożliwiają szybkie reagowanie na zmiany wymagań i poprawę jakości wdrożenia.

Jak mierzyć sukces wdrożenia systemu B2B?

Po uruchomieniu systemu B2B kluczowe jest monitorowanie jego efektywności za pomocą mierników (KPI). Oto najważniejsze z nich:

czas realizacji zamówienia – porównaj średni czas od złożenia do wysyłki zamówienia przed i po wdrożeniu;
procent transakcji zautomatyzowanych – ustal, ile zamówień jest obsługiwanych bez ręcznej ingerencji;
satysfakcja klientów – zbieraj feedback poprzez ankiety i oblicz Net Promoter Score (NPS);
oszczędność czasu i kosztów – oblicz zmiany w TCO oraz oszczędność zasobów dzięki automatyzacji.

Dane zbieraj regularnie, korzystając z narzędzi analitycznych (np. Google Analytics) oraz poprzez cykliczne spotkania z kluczowymi użytkownikami.

Najczęstsze błędy w wyborze i wdrożeniu systemu B2B i jak ich unikać

Na etapie analizy potrzeb wiele firm popełnia błąd formułowania zbyt ogólnych wymagań, co skutkuje niedopasowaniem systemu do rzeczywistych procesów. Aby temu zapobiec, warto przeprowadzić szczegółowe warsztaty z udziałem kluczowych interesariuszy i opracować pełną checklistę wymagań.
Podczas wyboru systemu często ulegamy reklamom dostawcy, zamiast samodzielnie oceniać rozwiązania według ustalonych kryteriów. Zawsze rekomendowane jest zestawienie funkcjonalności, integracji i kosztów w strukturze scoringowej.
W negocjacjach zdarza się pomijanie klauzul SLA, co prowadzi do braku gwarancji szybkiej reakcji na zgłoszenia. Kluczowe jest wprowadzenie w umowie jasnych zapisów dotyczących czasów reakcji i odpowiedzialności za wsparcie techniczne.
Planowanie wdrożenia bywa przeciążone zbyt optymistycznym harmonogramem, przez co terminy są przekraczane. Należy uwzględnić bufor czasowy oraz przeprowadzić analizę ryzyka.
W fazie wdrożenia często pomija się testy wydajnościowe, co może skutkować awariami przy wysokim obciążeniu. Zaplanuj scenariusze testów obciążeniowych przed uruchomieniem.
W monitoringu brak zdefiniowanych KPI uniemożliwia obiektywną ocenę sukcesu projektu. Przed startem projektu określ wskaźniki, które będziesz regularnie analizować i optymalizować.

Dzięki świadomości tych pułapek można zminimalizować ryzyko i zapewnić sprawny przebieg wdrożenia.

Podsumowanie – kiedy warto wdrożyć system B2B?

Wdrożenie systemu B2B jest kluczowe, gdy firma doświadcza wzrostu wolumenów zamówień i potrzebuje automatyzacji wyboru ofert, składania zamówień oraz integracji z systemami magazynowymi i ERP. Nowoczesne rozwiązanie headless (Sellina), oparte na Magento i Next.js, gwarantuje elastyczność, brak Vendor Lock’a oraz stosunkowo szybki czas wdrożenia. Ponadto oferuje gotowe komponenty, minimalizując koszt nawet o 50% i zapewniając stałą licencję niezależną od obrotu. Jeśli chcesz zoptymalizować procesy sprzedażowe, poprawić efektywność i uzyskać wsparcie ekspertów, skontaktuj się z nami i umów bezpłatną konsultację już teraz.

Porozmawiajmy!

Zostaw nam kontakt, a my odpowiemy na pytania, na które nie znalazłeś tutaj odpowiedzi!